Servizio di Frontoffice
Il Frontoffice è un luogo dove l’utenza entra in contatto con l’azienda o meglio il cliente e rappresanta lo spazio in cui l’utenza o il consumatore diventa il protagonista assoluto e dove l’azienda deve dare la migliore immagine di se agli occhi di chi si interfaccia.
Il compito del front office deve essere inteso non solo come assistenza all’utenza ma è soprattutto il luogo di accoglienza al fruitore, dove il principale obiettivo risulta sempre quello della soddisfazione dell’utenza.
Tra le attività rientra quella della gestione del centralino telefonico, sempre su disposizioni impartite dal cliente, ogni addetto deve essere svolta correttamente secondo i criteri dettati dalla Committente durante la fase di formazione.
- Una educata forma per il saluto e il commiato
- Una efficace comunicazione telefonica
- Un’eventuale corretta gestione di situazioni critiche
A completamento, ad ogni risposta deve essere pronunciato il nome del Cliente, il saluto e il nome dell’operatore preposto. Il fine è quello di fornire un servizio di qualità superiore con le linee guida dell’azienda committente.
Un altra attività è quella dello smistamento della corrispondenza, nella quale ogni addetto ha il compito di ricevere la posta indirizzata al Cliente, registrarla, catalogarla su appositi modelli della Qualità, per poi dividerla a seconda del destinatario. Lo smistamento deve essere effettuato dividendo la posta per piani, per uffici e per persona.
Il ritiro della corrispondenza e di piccoli pacchi comporta l’annotazione come detto sopra su appositi modulo, segnando i seguenti dati:
- La data
- Il destinatario
- Il mittente
- Il nominativo dell’operatore preposto
- Nel cambio turno, il nominativo dell’operatore che prende in consegna il materiale
- La firma per ricevuta del destinatario o l’addetto preposto al ritiro posta
- Nel caso di posta raccomandata AR, l’operatore provvederà a ritirarla solo su rilasciata autorizzazione del destinatario
Nell’espletamento di tale attività, l’operatore di custodia ha il dovere di avere cura e diligenza della corrispondenza nonché garantire massima riservatezza e discrezionalità.
La posta presa in consegna sarà depositata in luoghi chiudibili a chiave.